Kassensysteme

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Die klassische Registrierkasse

Elektronische Registrierkassen sind im Handel und der Gastronomie heute Standard. Solch eine Kasse erleichtert den Zahlungsverkehr und sorgt für ein effizientes und ordnungsgemäßes Alltagsgeschäft. Kunden und Gäste im Einzelhandel sowie in Cafés, Bars und Restaurants verlassen sich darauf, Belege zu erhalten, die korrekt ausgestellt sind und alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.

Der Erfinder der Registrierkasse

Wir verdanken es James Ritty, einem Tabak- und Spirituosenhändler aus Dayton, Ohio, USA, dass im Handel und auch der Gastronomie Registrierkassen nicht mehr wegzudenken sind. Es ärgerte Ritty, dass er immer wieder abends feststellen musste, dass Geld in seiner Kasse fehlte und er tüftelte zusammen mit seinem Bruder an einer Maschine, die das verhindern sollte. Am 4. November 1879 meldete er seine Registrierkasse zum Patent an. Die Geldschublade öffnete sich hier nur, wenn ein Mitarbeiter zuvor auch den Verkauf einer Ware eingegeben hatte. So konnte James Ritty ab sofort den Umsatz in seinem Lokal besser kontrollieren.

Alte Registrierkassen, mondäne Maschinen auf der Ladentheke des Tante Emma Ladens um die Ecke, gehören der Vergangenheit an. Die Standardfunktionen sind jedoch damals wie heute die gleichen. Auch eine alte, einfache Registrierkasse konnte bereits Beträge addieren und einen Bon ausgeben. Unverzichtbar, um Bareinnahmen im Handel und der Gastronomie schnell und übersichtlich zu registrieren.

Das Kassenmodell aus dem 19. Jahrhundert von James Ritty hat eine große Entwicklung genommen. Elektronische Kassen sind mit einem Computersystem ausgestattet. Nicht nur die Einnahmen werden gespeichert. Sie können die Anzahl der Bediener festlegen, einen Barcode-Scanner anschließen ebenso wie ein Kreditkarten-Terminal. Es lassen sich einzelne Warengruppen anlegen und Ladenbesitzer sowie Gastronomen können die Systeme an ihre individuellen Anforderungen anpassen. Touchscreens sind mittlerweile weit verbreitet sowohl im Einzelhandel als auch in der Gastronomie. Die Integration von Kellnerschlössern, oftmals auch als "Dallas-Schloss" bezeichnet, ist für den Einsatz eines Kassensystems in Cafés, Restaurants und Bars unabdingbar.

Die klassische Registrierkasse

  • Schneller Einstieg durch die simple Bedienung für das Personal
  • Geringe Anschaffungskosten, direkter Kauf möglich
  • Weniger intensiv in der Wartung, da keine komplexe Software vorhanden ist
  • Lückenlose Erfassung der täglichen Karten- und Barumsätze für das Finanzamt und die Buchhaltung (Z-Bons)
  • Rechtssicheres Archivieren der Daten auf dem Computersystem
  • Synchronisation von Preisen und Warenbeständen an mehreren Kassen über das Computersystem
  • Sicherheitssysteme auf hohem Niveau

Für welche Betriebe eignet sich eine Registrierkasse?

Rechtlicher Rahmen

Die GoBD regeln heute den rechtlichen Rahmen für die Registrierkasse als sog. Vorsystem. Gibt es Abweichungen zwischen dem Z-Bon und dem Kasseninhalt, so ist steuerlich der Inhalt des Z-Bons entscheidend.

Eine klassische Registrierkasse bietet sich für Boutiquen, Friseursalons oder Restaurants an. Hier sind die täglichen Bareinnahmen übersichtlich und eine digitale Kasse nicht zwingend notwendig. Während eine elektronische Registrierkasse für Supermärkte oder große Textilhandel unverzichtbar ist. Hier kommen oft mehrere Kassen gleichzeitig zum Einsatz. Eine Synchronisation zwischen den einzelnen Geräten ist daher wichtig. So werden Zahlungsvorgänge automatisch und zentral in einer Schnittstelle gespeichert. Aber auch für kleine Läden mit starker Frequentierung lohnt sich eine digitale Kassenlösung.

Registrierkasse versus PC-Kasse

Registierkassen sind immer dann eine passende Lösung, wenn eine Schnittstelle zu anderen Systemen nicht erforderlich ist. In der Regel sind das kleinere Shops oder Unternehmen. Benötigen Sie dagegen ein elektronisches System, das Sie flexibel einsetzen wollen, optimiert auf Ihr Produkt, dann raten Experten zu einem elektronischen Kassensystem. Bei großen Geschäften oder Unternehmensketten kommen Sie dagegen um moderne PC-Kassen nicht herum, da diese auch geräteübergreifend nutzbar sind.

Was sind die Kosten für eine Registrierkasse?

Der Preis für eine einfache Registrierkasse liegt zwischen 150 und 500 Euro. Die Kosten variieren je nach Ausrüstung des Geräts. Zur Mindestausstattung einer Registrierkasse gehört eine Kassenschublade, ein Bondrucker sowie ein Eingabefeld.

Der Preis für eine digitale Registrierkasse liegt deutlich höher. Ist eine spezielle Software oder ein Touchscreen gewünscht kann solch eine moderne Registrierkasse zwischen 500 bis 1.500 Euro kosten. Die Kosten sind oftmals davon abhängig, welche Anforderungen Sie an die Software stellen.

Auf dem Bild ist die Illustration einer Touchscreen Kasse mit Bondrucker und Kartenlesegerät zu sehen