Kassensysteme

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Glossar

Bardcode-Scanner

Der Barcode-Scanner dient dazu den Barcode einer Ware zu scannen, um den hinterlegten Preis zuzuordnen. Bei großen Warenbeständen und hohem Kundenaufkommen ist der Barcode-Scanner unerlässlich, damit der Zahlungsvorgang an der Kasse nicht stockt. Es gibt Hand-Scanner und solche, die direkt in das Kassensystem integriert sind - beispielsweise in Supermärkten und im Großhandel.

Bondrucker

Der Bondrucker gehört zur Standardausstattung der elektronischen Registrierkasse, denn sowohl im Einzelhandel, als auch in der Gastronomie, ist dem Kunden ein Beleg für den Kauf einer Ware auszuhändigen. Bondrucker arbeiten meist mit dem Thermodruckverfahren. Es gibt auch Varianten mit Tintendruck, diese sind allerdings deutlich langsamer.

CRM-System

Die Abkürzung CRM steht für "Customer Relation Management", denn ein CRM-System dient dazu, ein Kundenprofil anzulegen und zu verwalten. Dadurch hilft es Betrieben die Kundenbindung zu intensivieren. Denn im CRM werden besondere Kundenwünsche vermerkt und zu besonderen Anlässen ( zum Beispiel Geburtstage) automatisch Gutscheine verschickt. Bei modernen Registrierkassen ist eine Schnittstelle zwischen Kassensystem und CRM möglich.

Elektronische Registrierkasse

Bei der einfachen elektronischen Registrierkasse handelt es sich um ein geschlossenes System bestehenden aus Kassenschublade, Tastatur, Bondrucker und Kundenanzeige. Im Gegensatz zur Touchscreen- oder iPad Kasse ist dieses Kassensystem ausschließlich für die Kaufabwicklung konzipiert. Die Geschäftsvorfälle werden auf einer SD-Karte oder einem Stick gespeichert, die sich bei einer Kassenprüfung durch das Finanzamt entnehmen lassen. Eine einfache Registrierkasse kostet zwischen 200 und 500 Euro. Ihr Nachteil: Das Installieren der Kassensoftware und das Anlegen einzelner Warengruppen und Artikel ist sehr zeitintensiv. Für Betriebe, deren Artikel je nach Saison variieren, ist diese Kassenlösung nicht empfehlenswert.

Funkbonieren

Nachdem der Kellner am Platz die Bestellung der Gäste aufgenommen hat, wird diese direkt per Funk an einen Bondrucker in der Küche gesendet. Dieser Vorgang wird als Funkbonieren bezeichnet. Der Kellner spart sich den Weg in die Küche und investiert die gewonnene Zeit in die Kundenbetreuung. Der Koch wiederum hat die Bestellung zeitnah und leserlich vorliegen, und kann direkt mit der Arbeit beginnen.

Geldscheinprüfer

Der Geldscheinprüfer scannt Geldscheine um zu verifizieren, dass diese echt sind. In aktuellen Studien wird davon ausgegangen, dass es sich bei jedem zwanzigsten Schein um Falschgeld handelt. Wer Falschgeld in Umlauf bringt, macht sich strafbar. Daher ist ein Geldscheinprüfer in Bargeld-Branchen wichtig.

Geldzähler

Es gibt Banknotenzähler und Münzzähler, beide dienen demselben Zweck: Geldbeträge schnell und unkompliziert zu addieren. Hierbei prüft der Banknotenzähler die Scheine zeitgleich auf Falschgeld. Der Geldzähler macht in Branchen Sinn, an denen zum Ladenschluss die Kassenprüfung (auch als Kassensturz bezeichnet) notwendig ist.

GoBD - Regstrierkassenpflicht

Die Registrierkassenpflicht gilt für elektronische Registrierkassen und legt Richtlinien für eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen fest. Das Gesetzt soll verhindern, dass die elektronische Registrierkasse manipuliert wird, um Steuern zu hinterziehen. Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es ist nicht verwunderlich, dass sich die Bezeichnung Registrierkassenpflicht eingebürgert hat.

iPad Kasse

Das Betriebssystem der iPad-Kasse ist iOS von Apple. Generell ist das eigene Betriebssystem der einzige Unterschied zu anderen Tablet Kassen. Ansonsten besteht die iPad Kasse ebenso aus einem Touch-Display (Hardware) und einer Kassen-App (Software). Beim Updaten der Betriebssoftware kann es zu Komplikationen mit der Kassen-App kommen. Stellen Sie daher sicher, dass die Kassen-App mit der neusten iOS-Version kompatibel ist. Bei Unsicherheiten, kontaktieren Sie Ihren Kassen-App-Anbieter.

Kartenlesegerät

Ebenso wie der Bondrucker gehört das Kartenlesegerät zur standardmäßigen Ausstattung einer zeitgemäßen Registrierkasse. Denn das Zahlen mit Karte ist für Kunden heutzutage selbstverständlich. Im Einzelhandel und der Gastronomie werden mobile EC-Kartenlesegeräte (auch Chipkartenleser genannt) immer populärer. So zahlt der Kunde bequem am Tisch oder beim Kundenberater seines Vertrauens.

Kassen-App

Bei der Kassen-App handelt sich um eine Anwendung, welche aus dem einfachen Tablet eine mobile Kasse macht. Es gibt verschiedene Anbieter für Kassen-Apps. Im Regelfall ist für die Nutzung eine monatliche Pauschale zwischen 25 und 50 Euro zu zahlen. Der Preis variiert allerdings stark nach Größe des Warenbestands sowie gewünschten Zusatzfunktionen - beispielsweise einer Schnittstelle zur Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM-System.

Kassenrolle

Die Kassenrolle ist das Druckpapier für den Bondrucker und besteht standardmäßig aus Thermopapier - weswegen Sie auch Thermorolle genannt wird. Anhand des Thermodruckverfahrens ist die Kassenrolle schnell bedruckt und dem wartenden Kunden ausgehändigt. Leider verblast Tinte auf Thermodruckpapier binnen zwei bis drei Jahren komplett. Daher sollten wichtige Kassenzettel eingescannt werden. Die Maße für eine Bonrolle variieren je nach Bondrucker. Meist steht auf der Rückseite des Bondruckers, welche Maße er benötigt.

Kassenschublade

Die Kassenschublade dient zum Aufbewahren des Bargeldes. Elektrische Kassenladen springen automatisch beim Kassieren auf, oder werden manuell anhand eines Kassenschlüssels geöffnet. Eine weitere Ausführung ist die Touchkassenlade, welche sich per Fingerabdruck öffnen lässt.

Kassensystem

Es gibt drei verschiedene Ausführungen von Kassensystemen: Die Tablet Kasse, die Touchscreen Kasse und die elektronische Registrierkasse. Alle diese Systeme unterliegen der Registrierkassenpflicht (GoBD). Kassensysteme, wie die Tablet- oder Touchscreen-Kasse, bieten eine Schnittstelle zur Buchhaltung, Warenwirtschaft- sowie CRM-Systemen und verringern so den Arbeitsaufwand.

Kellnerschloss

Ein Kellnerschloss schützt vor unbefugtem Zugriff auf die Kasse. Anhand eines bestimmten Magnetismus wird das Kellnerschloss nur durch die zugehörigen Kassenstifte oder Kassenschlüssel geöffnet. Die meisten Kassen sind bereits mit einem solchen Schloss ausgestattet.

Kundenanzeige

Bei der Kundenanzeige handelt es sich um ein kleines Display, welches auf der Registrierkasse montiert ist - daher wird umgangssprachlich auch vom Kundendisplay gesprochen. Das Display macht für den Kunden transparent, wie die einzelnen Waren zur Endsumme addiert werden.

Scannerkassen

Eine Scannerkasse ist eine elektronische Registrierkasse in der ein Barcode-Scanner integriert ist. Besonders im Einzelhandel kommt die Scannerkasse zum Einsatz, da das Produkt lediglich über das Terminal der Kasse gezogen wird, um den Preis zu registrieren. Die Kasse addiert die Beträge automatisch, wodurch der Zahlungsvorgang außerordentlich schnell und unkompliziert ist.

Tablet Kasse

Die Tablet Kasse ist ein mobiles Kassensystem, das aus einem Touch-Display (Hardware) und einer Kassen-App (Software) besteht. Die Tablet Kasse ist fast identisch mit der iPad Kasse. Der einzige Unterschied: iPads gehören zur Produktpalette von Apple, während sonstige Tablets von verschiedenen Anbietern (Samsung, Lenovo, Huawei) angeboten werden und über das Android Betriebssystem von Google laufen. Letztlich ist auch die iPad Kasse eine Tablet Kasse, nur mit einem anderen Betriebssystem. Besonders für die Gastronomie sind Tablet Kassen prädestiniert, da sie dem Kunden gleichzeitig als elektronische Speisekarte dienen.

Thermodruckverfahren

Das Thermodruckverfahren hat sich für das Erstellen von Belegen durchgesetzt, da es besonders effizient ist. Etwa 300 bis 500 Millimeter pro Sekunde werden anhand dieses Verfahrens bedruckt. Zudem istl das Thermopapier vergleichsweise günstig und es werden keine Patronen benötigt. Denn das Thermodruckverfahren bedruckt das Papier an den entsprechenden Stellen anhand von Hitze. Die Zeichen werden sprichwörtlich ins Papier gebrannt.

Touchscreen Kasse

Die Touchscreen Kasse besteht standardmäßig aus einem druckempfindlichen Display (Touchscreen) und Zusatzequipment wie einer Kassenschublade, einem Kartenlesegerät und einem Bondrucker. Weiteres Zubehör kann problemlos mit dem bestehenden Kassensystem verbunden werden. Die Touchscreen Kasse ist vorteilhaft bei großen Warenbeständen, da ein Warenwirtschaftssystem standardmäßig integriert ist. Außerdem sind neue Artikel schnell eingepflegt, womit dieses Kassensystem eine hohe Flexibilität im Vertrieb ermöglicht.

Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WaWi oder WWS) dokumentiert die Warenein und -Warenausgänge, erstellt nützliche Statistiken und alarmiert, sobald ein Artikelbestand sich dem Ende zuneigt. Anhand der Statistiken kann eruiert werden, welche Produkte besonders absatzstark sind oder, welche Verkäufer den meisten Umsatz machen. Das WaWi ist somit ein wertvolles Instrument für Logistik, Vertrieb und Marketing. In modernen Kassenlösungen, wie der Touchscreen oder iPad Kasse, ist das WaWi ein Bestandteil der Kassensoftware.