Bonpflicht - Die wichtigsten Fragen beantwortet

Mit dem Kassengesetz und der Kassenversicherungsordnung verschärfte sich seit Anfang des Jahres 2020 die ordnungsgemäße Kassenführung aller Unternehmen. In den Medien sorgt vor allem die Bonpflicht für Diskussionen. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen rund um die Pflicht zum Kassenzettel, die technischen Hintergründe und gesetzlichen Schlupflöcher.

Warum wurde die Bonpflicht eingeführt?

In Deutschland ist der Manipulationsschutz beim Kassensystem ein relevantes Thema. Nicht jede verkaufte Kasse ist automatisch sicher. Diverse Händler verkaufen Kassenhardware und Software ohne Zertifikat. Das Geschäft mit den manipulierbaren Kassensystemen floriert und ermöglich es Gewerbetreibenden, ihre Umsätze zu fälschen. Um den Steuerbetrug einzudämmen, führt das Bundesfinanzministerium die Kassenbonpflicht ein. Die Prüfnummer auf dem Bon ist eine Signatur für das digital abgespeicherte Kassenbuch. Das dient dem Finanzprüfer zur schnellen und lückenlosen Sichtung aller Einnahmen eines Betriebs.

In Italien und Österreichen müssen Verbraucher Belege annehmen. Die Finanzbehörde kontrolliert bei Bedarf Quittungen unmittelbar nach dem Einkauf. Frankreich hingegen folgte dem Vorbild von England und Dänemark und schaffte die Bonpflicht für kleinere Beträge ab. Die Kassensysteme in Frankreich drucken seit 2022 Kassenzettel für Beträge bis 30 Euro nicht mehr automatisch aus - es sei denn, die Kunden wünschen einen Beleg.

Was besagt die Bonpflicht, seit wann gilt sie und welche Kasse ist davon betroffen?

Jeder Gewerbetreibende mit einer elektronischen Registrierkasse ist in der Pflicht, die Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Sie nutzen eine mechanische Kasse oder deponieren Ihre Einnahmen in einer Geldkassette? Grundsätzlich besteht keine Pflicht zu einer elektronischen Registrierkasse. Trotzdem hält das Finanzamt diese Betriebe dazu an, ihre Einnahmen ordnungsgemäß zu verbuchen.

Bis Ende September 2020 mussten alle Kassensystem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Diese TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Damit zeichnet das System jede Transaktion auf und druckt automatisch einen Kaufbeleg aus. Der integrierte USB-Stick oder die SD-Karte verhindert, dass ein Betrieb Umsätze überschreibt oder löscht. Die Belegausgabepflicht legt fest, dass ein Unternehmen jedem Kunden einen Kassenzettel erstellt und anbietet. Seitens der Kunden gibt es in Deutschland aber keine Annahme- beziehungsweise Mitnahmepflicht.

Muss ein Betrieb jeden Bon ausdrucken?

Die Belegausgabepflicht ist nicht an das Papier aus dem Bondrucker gebunden. Sie können den Kassenzettel ebenso per E-Mail verschicken oder auf das Handy Ihrer Kunden übertragen. Die elektronische Variante ist grundsätzlich eine gute Lösung um die Umwelt zu schonen, sowie Kosten zu senken. Das Problem liegt dabei im Datenschutz und in der tatsächlichen Umsetzung. Jeder Kunde muss einer solchen Transaktion im Vorhinein zustimmen.

Welche Ausnahmen gibt es für die Bonpflicht?

Das Finanzamt verzichtet im individuellen Ausnahmefall auf die Bonpflicht. Mit einem Antrag an Ihr örtliches Betriebsfinanzamt ist es nicht getan. Eine Ausnahme besteht grundsätzlich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen - beispielsweise in großen Bars oder Diskotheken. Als Ursache nennt das Gesetz einen durch die Bonpflicht entstandenen unzumutbaren Zustand. Entstehen in Ihrem Betrieb durch die Bonpflicht zusätzliche Kosten, zählen Sie nicht zum Ausnahmefall. Wie sich das Finanzamt letztendlich entscheidet, hängt vom Einzelfall ab. Überlegen Sie es sich, ob es bei einer Ablehnung sinnvoll für Ihren Betrieb ist das Widerrufsrecht zu nutzen.

Verhängt das Finanzamt eine Strafe, wenn ein Unternehmen die Bonpflicht missachtet?

Einige Institutionen und Unternehmen ignorieren die Bonpflicht. Dazu zählt beispielsweise das Göttinger Studentenwerk. Um die Umwelt zu schützen, geben Sie weiterhin nur Bons auf Wunsch der Kunden aus.

Auf Kassenbelege zu verzichten ist zwar nicht im Sinne des Gesetzgebers, das Finanzamt verhängt dennoch keine Bußgelder. Allerdings kontrolliert es in solchen Fällen den Betrieb gründlicher und häufiger. Bei großen Unklarheiten droht Ihnen gegebenenfalls eine hohe Steuernachzahlung.

Bonflicht: Welche Informationen muss ein Kassenbon enthalten?

Das Gesetz schreibt Pflichtangaben für einen rechtlich korrekten Kassenbon vor. Gesetzlich gilt der Kassenbon als Kleinbetragsrechnung. Ein solcher Beleg gibt Auskunft über den Geschäftsvorfall zwischen Kunden und Betrieb. Gerade bei der jährlichen Steuererklärung für das Finanzamt ist die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen wichtig.

Die folgenden Mindestangaben muss ein Kassenzettel enthalten, damit er vom Finanzamt anerkannt wird.

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge, Artikelbezeichnung und Einzelpreis
• Gesamtbetrag sowie Netto und Bruttobetrag
• Anzuwendender Steuersatz (Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent)
• Prüfnummer des TSE-Systems (technischen Sicherheitseinrichtung)

Wann gilt der Kassenzettel als Zahlungsbeleg?

Ein Kassenbon ist dann als Zahlungsbeleg gültig, wenn er neben den oben genannten Angaben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.ID-Nr.) enthält. Dies ist heute der Standard, um den Geschäftsalltag für Kunden und Betrieb zu vereinfachen.

Was ist ein „Beispiel“sprechender Kassenbon„Beispiel“?

Früher erhielt der Kassenbon lediglich Angaben zur Warengruppe, heute wird auf dem Kassenbon jedes Produkt einzeln ausgewiesen - in größeren Betrieben samt Artikelnummer. Der Kassenbon verrät explizit was gekauft wurde und gilt daher als ?sprechender Kassenbon?.

Was gilt für die Aufbewahrungspflicht bei Kassenbelegen?

Übrigens sind Sie als Betrieb dazu verpflichtet jeden ausgestellten Beleg mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Leider sind die meisten Kassenbelege auf Thermopapier gedruckt, auf welchem die Tinte nach zwei bis drei Jahren verblast. Daher wird es ihnen kaum erspart bleiben, die Belege nochmal zu kopieren oder einzuscannen - wobei Zweites die effizientere und ökologischere Lösung ist. Seit dem 1. Januar 2015 unterstützt das Bundesfinanzamt die papierlose Buchhaltung. Seither dürfen Originalbeleg entsorgt werden, sobald sie elektronisch archiviert worden sind. Sie wollen sich diesen Aufwand gerne ersparen? Dann investieren Sie in eine moderne Registrierkasse. Diese speichert Ihre Geschäftsvorfälle automatisch und bieten eine Schnittstelle zur Buchhaltung.

Wann wird ein Bewirtungsbeleg benötigt?

Hat ein Gast in ihrem Restaurant ein Geschäftsessen, wird er Sie bitten einen Bewirtungsbeleg auszustellen. Mit dem Bewirtungsbeleges kann der Kunde 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Wenn die Rechnung den Nettobetrag von 150 Euro nicht übersteigt, reicht ein Kassenbon samt eines handschriftlichen Bewirtungsbelegs. Bei höheren Beträgen ist eine Rechnung samt Zahlungs- und Bewirtungsbeleg notwendig. Generell gehören auf den Bewirtungsbeleg die Namen der Gäste, der Grund des Geschäftsessens sowie Ort, Datum und Unterschrift des Wirts.

Bondrucker für elektronische Registrierkassen, iPad- und Tablet-Kassen

Ohne den Bondrucker ist Ihr Kassensystem nicht komplett. Denn neben der Kassenschublade für Bareinnahmen, gehört ein Kassendrucker zur Standardausstattung. Moderne Bondrucker erleichtern Ihnen den Geschäftsalltag durch das einfache und schnelle Ausstellen von Belegen und der praktischen Funkbonierung. Die enorme Druckgeschwindigkeit der Kassendrucker ist dem Thermodruckverfahren zu verdanken. Mithilfe von Hitze werden bei diesem Verfahren die Informationen auf das entsprechende Papier gebrannt. Daher ist der Bondrucker auch unter dem Namen Thermodrucker bekannt.

Eine elektronische Registrierkasse rentiert sich bereits bei zehn bis zwanzig Geschäftsvorfällen am Tag. Denn moderne Kassensystem wie die Touchscreen oder Tablet Kasse speichern jeden Geschäftsvorfall automatisch. Darüber hinaus bieten zeitgemäße Kassen eine Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexware. Somit sparen Sie sich Zeit und Stress, wenn die jährliche Steuererklärung ansteht. Durch die simple und übersichtliche Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle ist eine Steuerrückzahlung wahrscheinlicher, als eine Steuernachzahlung. Ebenso vereinfacht Ihnen der Bondrucker den Geschäftsalltag. Anstatt handschriftliche Quittungen oder manuelle Rechnungen auszustellen, ist der Zahlungsvorgang vollkommen automatisiert. Achten Sie beim Kauf eines separaten Bondruckers darauf, dass dieser mit der Kassensoftware kompatibel ist.

Günstige Registrierkassen, große Leistung: Bondrucker zur elektronischen Registrierkasse

Unsere Partner rüsten Sie gern mit einem finanzamt-konformen Kassensystem und dem passenden Bondrucker aus. Vergleichen Sie jetzt effiziente und GoBD-konforme Kassensysteme und sparen Sie bis zu 30 %.

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Kosten für einen Bondrucker

Es gibt keinen pauschalen Preis für einen Bondrucker da die Kosten stark nach Anbieter und Funktionsumfang variieren. So erhalten Sie einige Modelle bereits ab einem Preis von 25 bis 50 Euro, während Modelle mit einem höheren Funktionsumfang und Fassungsvermögen zwischen 100 und 300 Euro kosten. Beim Kauf eines Bondruckers sollten Sie beachten, dass dieser mit Ihrer sonstigen Kassensoftware kompatibel und GoBD-konform ist. Im Idealfall beziehen Sie den Kassendrucker und alle weiteren Komponenten Ihres Kassensystems von einem Anbieter. Achten Sie bei der Anschaffung eines neuen Bondruckers darauf, dass er mit den Anforderungen der Bonpflicht 2020 konform ist.

Das passende Papier für den Bondrucker

Üblicherweise wird spezielles Thermopapier für das Thermodruckverfahren des Bondruckers verwendet. Der Vorteil von Thermorollen: Sie sind besonders günstig. Der Nachteil: Nach spätestens drei Jahren ist die Schrift auf den Belegen verblasst. Gerade Belege mit einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, müssen daher rechtzeitig digitalisiert werden. Dennoch ist der Thermobondrucker durch die geringen Druckkosten und seine enorme Druckgeschwindigkeit im Einzelhandel, der Gastronomie und im Dienstleistungssektor am populärsten. Die Maße der Kassenrolle hängen vom Kassendrucker ab, hier gibt es keinen einheitlichen Standard. Welche Maße Ihr Bondrucker benötigt, entnehmen Sie entweder der Bedienungsanleitung oder der Unterseite des Druckers.

Nadel- und Tintenstrahldrucker für Kassenbelege

Neben dem üblichen Thermodruckern gibt es den Quittungsdrucker auch in der Ausführung als Nadel- oder Tintenstrahldrucker. Der Nadeldrucker funktioniert wie die herkömmliche Schreibmaschine: Anhand eines Farbbandes und einer Nadeln werden die gewünschten Ziffern auf das Papier gestempelt. Beim Tintenstrahldrucker werden wiederum kleine Farbtropfen gezielt auf das Papier gegeben, um dadurch ein Druckbild zu erzeugen. Dementsprechend besteht die Gefahr, dass das Druckbild verschmiert, wenn es direkt nach dem Druckverfahren berührt wird. Besonders Thermopapier ist bei diesen beiden Druckverfahren ungeeignet, stattdessen wird Normalpapier benötigt- welches wiederum teurer ist. Ein weiteres Manko ist die mangelhafte Druckgeschwindigkeit, weswegen sich das Thermodruckerverfahren bei Bondruckern durchgesetzt hat.

Den Bondrucker mit der iPad Kasse verbinden

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Ihren Bondrucker mit Ihrer Registrierkasse zu verbinden. Am unkompliziertesten ist es, wenn Sie Kasse und Drucker anhand eines USB-Kabels verbinden. Dies setzt natürlich voraus, dass Ihre Kasse über einen USB-Anschluss verfügt, was bei den mobilen iPad Kassen nicht der Fall ist. Allerdings ist dies unproblematisch: Statt über ein USB-Kabel verbinden Sie die Kasse und den Bondrucker über Bluetooth oder WLan. Hierbei sparen Sie sich den unnötigen Kabelsalat und profitieren vom Funkbonieren.

Was wird an der Bonpflicht kritisiert?

Dass die Bonpflicht nicht nur Vorteile mit sich bringt, zeigt sich an der teils heftigen Kritik. Zum einen liegt es an der technischen Umsetzung: Bisher stellen lediglich zwei Hersteller die TSE für Kassensysteme her. Es stellt sich die Frage, ob diese Anbieter den Bedarf decken. Unsere Partner vertreiben ausschließlich elektronische Registrierkassen mit TSE.

Der Hauptkritikpunkt liegt in den mit der Bonpflicht einhergehenden Kosten. Der Handelsverband Deutschland geht von einer Summe von 300 bis 500 Euro pro Kasse aus. Manche Betriebe kommen nicht um einen kompletten Umbau Ihres Kassensystems herum. In einer Metzgerei ist die Waage mit der Kasse verbunden. Ein solches System ist komplizierter umzubauen. Pro Laden summiert sich der Betrag auf bis zu 4.000 Euro. Manche Kassensysteme lassen sich nicht mehr technisch nachbessern. In diesem Fall müssen die Betriebe neue Kassensysteme anschaffen. Das ist gerade für kleine oder neu gegründete Betriebe eine unmögliche Investition. Außerdem entstehen durch die Bonpflicht Mehrkosten für Papier, Druck und Entsorgung der liegen gebliebenen Bons. Das schadet nicht nur dem Betrieb, sondern auch der Umwelt. Manche Betriebe üben kreative Kritik an der neuen Bonpflicht, wie ein Bäcker aus Bayern. Der Bäckermeister protestiert mit essbaren Bons auf Gebäckteilchen.

Eine Alternative sind Apps, die Bons auf dem Handy anzeigen. Diese Lösung scheint zwar attraktiv, ist aber aus heutiger Sicht noch unrealistisch. Nicht alle Kunden und Gäste laden die App auf ihr Handy. Außerdem besteht die Gefahr, dass diese Unternehmen in einigen Jahren nicht mehr existieren.

Viele Betriebe zweifeln daran, ob die Bonpflicht wirksam und sinnvoll ist. Die Händler können es nach wie vor unterlassen, einen Vorgang in der Kasse zu registrieren. Für den Manipulationsschutz ist nicht relevant, ob der Kunde am Ende einen Beleg erhält oder nicht. Das in einer Kasse installierte Sicherungssystem speichert die Transaktion bereits beim Tastendruck in der TSE.

Wie kann der Kassenbon als Werbemittel eingesetzt werden?

Der Kassenbon ist eine unterschätzte Werbefläche für Rabattaktionen und Gewinnspiele. Denn im Gegensatz zu den formalen Vorgaben für den Inhalt, sind Ihnen gestalterisch keine Grenzen gesetzt. Betreiben Sie aktive Kundenbindung und -akquise, indem Sie beispielsweise eine Losnummer auf den Kassenbon abdrucken. Wer bei Ihnen einen Einkauf tätigt, kann so an einem Gewinnspiel teilnehmen. Damit bleiben Sie dem Kunden im Gedächtnis. Ebenso effektiv ist es, einen Rabatt-Code auf den Kassenbon zu drucken. Wer beispielsweise einen Einkauf über 100 Euro tätig, bekommt einen Rabatt von zehn Prozent für den nächsten Einkauf. Am besten heben Sie Gewinnspiele sowie Rabatte auf dem Kassenbon farbig hervor und machen auf die Aktion an der Kasse aufmerksam.